กฎบัตร
บทนำ
กฎบัตรการตรวจสอบภายในฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อ กำหนดวัตถุประสงค์ อำนาจ หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานตรวจสอบภายในของ บริษัท วิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์ จำกัด เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับมีความเข้าใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ อำนาจ หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานตรวจสอบภายใน ตลอดจนเพื่อให้ฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายในใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ทำหน้าที่ในการสอบทานระบบบริหารจัดการภายในฝ่ายรับตรวจ และประเมินการควบคุมภายในของฝ่ายรับตรวจ รวมทั้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ ในบริษัท เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทได้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ และบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตลอดจนให้การดำเนินงานของบริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่ดีเพียงพอเหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจสนับสนุนการกำกับดูแลที่ดีของบริษัทสามารถสนับสนุนงานของคณะกรรมการตรวจสอบให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร
คำนิยาม
บริษัท
หมายความว่า
บริษัท วิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์ จำกัด และ/หรือบริษัทในเครือวิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์
คณะกรรมการตรวจสอบ
หมายความว่า
คณะกรรมการตรวจสอบของบริษัท วิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์ จำกัด
ผู้บริหารระดับสูง
หมายความว่า
กรรมการ รองกรรมการ ผู้ช่วยกรรมการ ของบริษัท วิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์ จำกัด
พนักงาน
หมายความว่า
พนักงานของบริษัท
ฝ่ายรับตรวจ
หมายความว่า
ฝ่ายตามการจัดแบ่งโครงสร้างองค์กรของบริษัท ที่เข้าทำการตรวจสอบ
หัวหน้าฝ่ายรับตรวจ
หมายความว่า
ผู้จัดการ/หัวหน้าฝ่ายตรวจรับ
ผู้ตรวจสอบภายใน
หมายความว่า
ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างหรือแต่งตั้งให้ดำเนินการตรวจสอบระบบงานภายในบริษัท วิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์ จำกัด ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบงานตรวจสอบภายใน
หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน
หมายความว่า
ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างหรือแต่งตั้งให้เป็นผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายใน
วัตถุประสงค์
เพื่อให้การดำเนินงานของบริษัทมีความโปร่งใส ตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี และมีการควบคุมที่ดี ทางบริษัทจึงตั้งฝ่ายตรวจสอบภายใน เพื่อให้การช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานทุกระดับสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยทำการวิเคราะห์ ประเมิน เสนอแนะ และให้คำปรึกษา เพื่อเป็นการสนับสนุนแก่ผู้ปฏิบัติงาน รวมทั้งมีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพภายใต้ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมอีกด้วย
จรรยาบรรณสำหรับ
ผู้ตรวจสอบภายใน
ผู้ตรวจสอบภายในทุกคนจะต้องปฏิบัติงานด้วยความซื่อสัตย์สุจริต มีความเที่ยงธรรม มีความรู้ความสามารถ และเก็บรักษาความลับที่ได้จากการปฏิบัติงาน ตามหลักจรรยาบรรณสำหรับผู้ตรวจสอบภายใน
ความเป็นอิสระ
ฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการปฎบัติงานตรวจสอบภายในต่อคณะกรรมการตรวจสอบ และรายงานเรื่องเกี่ยวกับการบริหารงานในฝ่ายตรวจสอบภายในต่อผู้บริหารระดับสูง
ผู้ตรวจสอบภายในต้องเปิดเผยรายละเอียดของผลกระทบที่มีต่อความเป็นอิสระ ความเที่ยงธรรมและเปิดเผยความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของตนต่อหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน
ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องไม่ไปช่วยปฏิบัติงานอื่นที่ไม่ใช่งานที่เกี่ยวข้องกับงานตรววจสอบภายใน หรือกิจกรรมอื่นใดที่เห็นว่าอาจมีผลกระทบต่อความเป็นอิสระและความเที่ยงธรรมของผู้ตรวจสอบภายใน
ฝ่ายตรวจสอบภายในมีความเป็นอิสระจากกิจการอื่นที่ไม่ใช่หน้าที่ของงานตรวจสอบภายในโดยผู้ตรวจสอบภายในมีอิสระในการแสดงความเห็น การรายงานด้วยความเที่ยงธรรม ตามมาตรฐานการปฏิบัติงานวิชาชีพตรวจสอบภายใน
อำนาจ
เข้าทำการตรววจสอบเงินสดได้ทันที โดยมิต้องแจ้งให้ฝ่ายที่รับตรวจทราบล่วงหน้า
เข้าทำการตรววจสอบตราสารทางการเงิน ทรัพย์สิน ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งเอกสาร และรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยแจ้งให้หัวหน้าฝ่ายที่รับตรวจทราบก่อน
ผู้ตรวจสอบภายในมีอิสระในการตรวจสอบตามที่เห็นสมควร ตามมาตรฐานการประกอบวิชาชีพตรวจสอบภายใน
ในกรณีมีเหตุอันควรให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในจัดจ้างผู้เชี่ยวชาญงานด้านตรวจสอบภายในจากภายนอกองค์กร มาปฏิบัติงานตรวจสอบภายในบริษัท ทั้งนี้ การจัดจ้างให้เป็นไปตามระเบียบวิธีปฏิบัติงานของบริษัทที่กำหนด
แนวทางการปฏิบัติงาน
ฝ่ายต่างๆ ต้องได้รับการตรวจสอบเป็นระยะๆ เพื่อพิจารณาว่าได้มีการปฏิบัติงานตามแผนงาน นโยบาย เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ ตลอดจนระเบียบปฏิบัติและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้นสมบูรณ์ หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน ต้องจัดให้มีการประชุมปิดงานตรวจสอบร่วมกับฝ่ายรับตรวจ เพื่อชี้แจง หารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อเท็จจริงและข้อบกพร่องที่ตรวจพบ และมาตรการแก้ไขปรับปรุงก่อนที่จะนำเสนอในรายงานผลการตรวจสอบ
รายงานผลการตรวจสอบต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร อธิบายถึงวัตถุประสงค์ ขอบเขตของการตรวจสอบ ข้อบกพร่องที่ตรวจพบ และข้อเสนอแนะเพื่อการแก้ไขปรับปรุง
ผู้ตรวจสอบภายใน ต้องติดตามผลการปฏิบัติตามข้อเสนอแนะในรายงานผลการ ตรวจสอบ และติดต่อประสานงานกับฝ่ายรับตรวจ และให้คำแนะนำในการแก้ไขปรับปรุงให้ถูกต้อง
หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน ต้องพัฒนาบุคลากรที่ทำหน้าที่ตรวจสอบให้มีความรู้ความสามารถ และมีประสบการณ์เพียงพอในการที่จะดำเนินการตรวจสอบเรื่องต่างๆ
หน้าที่และความรับผิดชอบ
- กำหนดวัตถุประสงค์เป้าหมาย ขอบเขตความรับผิดชอบ และแนวทางการปฏิบัติงานของฝ่ายตรวจสอบ พร้อมทั้งจัดทำแผนอัตรากำลังคน แผนการฝึกอบรม และแผนงบประมาณประจำปี
- วางแผนการตรวจสอบระยะยาว และแผนตรวจสอบประจำปี ตามระดับความเสี่ยงของกิจกรรม
- ประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของบริษัทเพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบและผู้บริหารระดับสูงเชื่อมั่นว่ากิจกรรมต่าง ๆ มีการควบคุมภายในอย่างเพียงพอ และเหมาะสม
- สอบทานประเมิน ให้คำแนะนำ เพื่อปรับปรุงกระบวนการฎิบัติงานของบริษัทในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการบริหารความเสี่ยง การควบคุมภายใน และการกำกับดูแลกิจการ
- ตรวจสอบกระบวนการทำงานต่าง ๆ ตามแผนการตรวจสอบประจำปีที่ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบ และตามนโยบายที่คณะกรรมการตรวจสอบมอบหมาย
- สอบทานและรายงานความเชื่อถือได้ และความครบถ้วนของข้อมูลทางการเงิน และข้อมูลอื่นที่มิใช่ข้อมูลทางการเงิน (Finance $ Non Finance)
- สอบทานระบบงานที่มีผลกระทบสำคัญต่อการดำเนินงานและการรายงาน ว่าได้มีการปฏิบัติ ที่สอดคล้องกับนโยบายแผนงาน ระเบียบปฏิบัติที่กำหนดไว้ รวมถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
- สอบทานความเหมาะสมของการเก็บรักษาทรัพย์สิน การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิผล ประสิทธิภาพ และประหยัด สอบทานความมีอยู่จริงของทรัพย์สินนั้นๆ
- ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ ฯ รวมทั้งข้อบังคับ ระเบียบ ข้อกำหนด คำสั่ง มาตรฐาน นโยบาย แผนงาน หรือ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจบริษัท
- ตรวจสอบประสิทธิภาพ ประสิทธิผลของการบริหารความเสี่ยงองค์กร (Enterprise Risk Management) ความเพียงพอ และประสิทธิ์ผลของการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการทุจริตภายในองค์กร
- ตรวจสอบความถูกต้อง ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวกับรายงาน ทางการเงิน และการควบคุมภายใน
- ตรวจสอบหลักฐานที่เกี่ยวกับการดำเนินการอันอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ เช่น ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัท การทุจริต การกระทำที่ผิดปกติ หรือความบกพร่องที่สำคัญในระบบการควบคุมภายใน
- รายงานผลการตรวจสอบ พร้อมทั้งข้อเสนอแนะต่อฝ่ายรับตรวจเพื่อแก้ไขปรับปรุงระบบงานโดยให้รายงานต่อผู้บริหารระดับสูง และคณะกรรมการตรวจสอบ
- ติดตามผลการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับผิดชอบของฝ่ายรับตรวจได้ดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องที่ตรวจพบ
- ให้คำปรึกษา โดยนำเสนอความคิดสร้างสรรค์ที่มีประโยชน์แก่คณะกรรมการตรวจสอบ ผู้บริหารระดับสูง และหัวหน้าฝ่ายรับตรวจ เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยง การควบคุมภายในและการกำกับดูแลกิจการ
- ให้คำปรึกษาและคำแนะนำด้านระบบการควบคุมภายในของกระบวนการปฏิบัติงานใหม่ที่บริษัทจะนำมาประยุกต์ใช้
- ประสานงานกับฝ่ายที่ทำกิจกรรมตรวจสอบอื่น ๆ เช่น ผู้สอบบัญชี และองค์กรกำกับดูแลอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการตรวจสอบมากขึ้นและลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน
- ปฏิบัติงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบภายใน นอกเหนือจากแผนการตรวจสอบประจำปีที่กำหนด ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหารระดับสูงและคณะกรรมการตรวจสอบ
การรายงาน และการติดตามผลการตรวจสอบ
- ผู้ตรวจสอบภายในจัดทำรายงานผลการตรวจสอบ สรุปประเด็นสำคัญที่พบ ผลกระทบที่เกิดหรืออาจเกิดขึ้น นัยสำคัญรวมถึงข้อเสนอแนะต่อหัวหน้าฝ่ายรับตรวจทราบหลักการปฏิบัติงานตรวจสอบเสร็จสิ้น ทั้งนี้ เพื่อให้หัวหน้าฝ่ายรับตรวจได้ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขระบบการควบคุมภายในได้ทันเวลา
- หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการตรวจสอบ สรุปประเด็นสำคัญที่พบและข้อเสนอ แนะเสนอต่อผู้บริหารระดับสูง และ คณะกรรมการตรวจสอบเพื่อทราบ
- ในกรณีผลการตรวจสอบปรากฎว่ามีข้อบกพร่อง ให้ปฏิบัติดังนี้
- กรณีที่เป็นข้อบกพร่องซึ่งมีสาเหตุมาจากการไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติงานที่กำหนดไว้แล้ว แต่เป็นเรื่องเล็กน้อย ให้ผู้ตรวจสอบภายในแจ้งให้พนักงานของฝ่ายรับตรวจทราบ เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องดังกล่าวแล้วติดตามผลว่าได้มีการแก้ไขข้อบกพร่องหรือไม่ในภายหลัง
- กรณีที่เป็นข้อบกพร่องซึ่งมีสาเหตุมาจากการไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติงานที่กำหนดไว้แล้ว และอาเป็นสาเหตุให้เกิดความเสียหายอย่างรุนแรงต่อบริษัท ให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน แจ้งให้หัวหน้าฝ่ายรับตรวจและผู้บริหารระดับสูงทราบทันที พร้อมให้ข้อเสนอแนะ และประสานงานติดตามผลความคืบหน้าการดำเนินงานของฝ่ายรับตรวจในการแก้ไขข้อบกพร่องดังกล่าว และให้รายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบทราบทุกกรณี
- กรณีที่เป็นข้อบกพร่องซึ่งมีสาเหตุมาจากการที่ฝ่ายรับตรวจยังไม่มีระบบงานที่สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท ให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในแจ้งให้หัวหน้าฝ่ายรับตรวจเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องและรายงานให้ผู้บริหารระดับสูงทราบ
- กรณีที่หัวหน้าฝ่ายรับตรวจมีความเห็นในประเด็นที่ตรวจพบหรือข้อเสนอแนะไม่ตรงกับผู้ตรวจสอบภายใน หรือหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน ให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในนำเสนอเรื่องดังกล่าวให้ผู้บริหารระดับสูงพิจารณา และหากยังมีความเห็นไม่ตรงกัน ให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในเสนอเรื่องต่อคณะกรรมการการตรวจสอบเพื่อพิจารณาและให้คำแนะนำแก่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องนำไปปฎิบัติต่อไป
- ในกรณีที่ผลการตรวจสอบปรากฎว่า มีพฤติการณ์น่าเชื่อว่าเป็นการทุจริต ให้หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายในรายงานผลการตรวจสอบพร้อมพยานหลักฐานให้ผู้บริหารระดับสูงทราบ เพื่อดำเนินการตามกระบวนการของบริษัท และให้รายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบทราบทุกกรณี
- ในกรณีที่ตรวจพบความบกพร่องของผู้บริหารระดับสูงให้รายงานต่อคณะกรรมการตรวจสอบทราบโดยเร็ว
- จัดทำแผนการตรวจสอบประจำปี เสนอผู้บริหารระดับสูง และคณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อพิจารณาและอนุมัติภายในเดือนธันวาคมของทุกปี
- หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบภายใน ต้องจัดให้มีระบบการติดตามดำเนินการตามรายงานผลการตรวจสอบ และรายงานการติดตามผลเพื่อให้มั่นใจว่า หัวหน้าฝ่ายรับตรวจได้นำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล
การประเมินคุณภาพ
หัวหน้าฝ่ายรับตรวจจะเป็นผู้ประเมินคุณภาพงานตรวจสอบหลังจากปิดการตรวจสอบทุกครั้งเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขระบบงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การประเมินคุณภาพงานตรวจสอบในด้านการบริหาร และการปฏิบัติงานตรวจสอบโดยฝ่ายอิสระภายนอกบริษัท และหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบนำเสนอรายงานผลการประเมินคุณภาพงานตรวจสอบให้ผู้บริหารระดับสูงและคณะกรรมการตรวจสอบทราบ
กฎบัตรนี้ได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการ บจก. วิจิตรภัณฑ์ปาล์มออยล์ ในการประชุมคณะกรรมการครั้งที่ 6/2556 เมื่อวันที่ 23 กันยายน 2556 โดยมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 24 กันยายน 2556 เป็นต้นไป